Pengurusan Data Perniagaan Secara Bersistem Membantu Membuat Keputusan Yang Betul

Menyentuh emosi menarik perhatian bakal pelanggan. Mereka membeli dengan suka hati. Membuat keputusan dan bertindak pula perlu mengikut data dan fakta. Bersistem. Bila dah penat dan duit pula banyak, pergilah bercuti.

POS System memudahkan urusan pembayaran, pengurusan kewangan, dan perakaunan. Sumber gambar: PCMag.

Menyentuh emosi menarik perhatian bakal pelanggan. Mereka membeli dengan suka hati. Membuat keputusan dan bertindak pula perlu mengikut data dan fakta. Bersistem. Bila dah penat dan duit pula banyak, pergilah bercuti.

Sambil terus tekun mendengar coaching tak rasmi dari En Halim aku juga memerhati aktiviti di kaunter pembayaran. Kebetulan memang kedudukan pandangan aku menghadap ke situ.

Pembayaran mudah dilakukan. Samada bayar kepada pelayan atau pergi sendiri ke kaunter. Sewaktu makanan dihantar resit sudah disekalikan.

Tidak seperti dikebanyakan warung dan kedai makan. Dia yang ambil order kemudian bila nak bayar dia tanya balik, “makan apa tadi?” Dan waktu itulah baru nak kira satu persatu.

Bagaimana kalau sekumpulan 20 orang yang makan serentak? Masing-masing dengan menu yang berlainan.

Masa pelanggan terbuang menunggu dan mungkin itulah kali terakhir mereka datang. Jualan tak rugi tapi bisnes itu yang akan rugi. Pelanggan sudah lari.

Bagi aku soalan “makan apa tadi” itu petanda pertama perniagaan itu tidak mempunyai system dan mereka tak bersedia untuk maju dan membesar.

Selepas mendapat peluang mencelah, aku bertanya sekadar mahu tahu pandangan En Halim tentang POS System (point of sales) dan apa faedahnya kepada perniagaan.

Walaupun aku sudah tahu sedikit sebanyak faedahnya dari sudut perakaunan, aku mahu dengar dari mulut En Halim apa kaitan POS sytem dengan “mengejar keuntungan”.

“POS System ini standard bagi kebanyakan bisnes besar. Penggunaannya seakan satu kemestian. Kau lihat saja di Pasaraya, masih adakah yang tak menggunakan POS System ni?”

En Halim memulakan celotehan tentang mengejar keuntungan dari sudut perakaunan dan pengurusan perniagaan.

Aku mencatit point-point yang dilontarkan. Kepada anda yang berniaga kalau belum buat, eloklah berikan perhatian kepada perenggan berikut.

Berkemungkinan ianya boleh membantu anda mengejar keuntungan dan hendaknya mempercepatkan anda mencapai apa saja impian. Iaitu “kenapa dan untuk apa anda berniaga?”

Perniagaan Adalah Satu Perjalanan Yang Panjang

Ibarat permainan sesuatu jenis sukan, kalau kita selalu menang, semangat kita mantap. Tapi bila sentiasa kalah kita mungkin terpaksa berundur.

Untuk sementara, atau selama-lamanya.

Dalam sesuatu pertandingan, kemenangan memberikan mata kelayakan untuk kita masuk ke pusingan seterusnya. Pengumpul mata tertinggi akan menjadi juara. Yang tercorot pula pulang dengan tangan kosong.

Mungkin kena boo dengan penyokong. Yang menang pula dijulang sebagai hero. Ahli sukan yang jadi juara sekarang ni siap dapat “Datuk” dan elaun khas lagi.

Keuntungan harian itu ibarat mata pertandingan yang dikumpulkan. Yang membolehkan pemiliknya dianugerahkan Datuk, malah Tan Sri. Kerana kebaktian yang diberikan kepada masyarakat.

“Kalau tak untung… boleh?” Dan En Halim berhenti sekejap sambil meneguk minumannya.

“Kemampuan melihat jumlah mata yang dikumpulkan setiap hari memberi panduan dan petunjuk di mana pembaikan perlu dilakukan. Kesilapan apa yang perlu dielakkan. Apa perkara yang perlu dibuang terus.”

Dan En Halim terus menyambung ceritanya…

Data Perniagaan Sebagai Maklumat Keuntungan dan Kemampuan Untuk Terus Bergerak

Pada peniaga yang “berniaga secara berniaga”. Nombor yang tertera dalam Bank Statement pada setiap bulan itu bukan hasil penerimaan daripada derma, grant, atau sedekah.

Mereka tak pernah mimpi tetiba saja ada lebihan RM 2.6B dalam akaun. Setiap angka adalah hasil dari titik peluh yang datang dari perancangan dan tindakan. Yang diulang dan selalu diperbaiki.

Apabila angkanya bertambah besar, itu adalah hasil keuntungan harian yang mampu diasingkan dari laci dan poket.

Ianya adalah mata-mata (angka) yang dikumpulkan.

Bukan pula ianya maklumat pertandingan, tetapi perkhabaran tentang tahap kesihatan perniagaan itu.

Dan nilai angka ini akan mengecil atau membesar bergantung kepada nilai-nilai (data) yang dimasukkan ke dalam POS System.

Bergantung kepada jenis POS System yang digunakan dan software yang ada di dalamnya, data-data ini boleh digubah-olah secara automatic.

Membolehkan sesorang itu melihat graph dan trend jualan dan juga kadar keuntungan.

Mengikut mingguan, bulanan, musim, atau jika ada sesuatu keramaian di kawasan berdekatan. Juga jenis produk (atau hidangan) apa yang banyak mendapat sambutan. Serta nilai keuntungan dari produk yang berbeza.

Namun… tidak semua perniagaan memerlukan POS System. Catitan dalam buku kira-kira sudah memadai. Atau “Spreadsheet” seperti excel bagi yang pandai membuat susun atur perkiraannya.

Dan mengolah graph (trend) yang memberikan maklumat semasa akan kesihatan perniagaan.

Yang dimaksudkan di sini ialah data akaun pengurusan (semasa) bagi mengemudi pergerakkan seterusnya.

Ianya tidak sama dengan perakaunan untuk kegunaan cukai atau untuk audit lapuran keewangan tahunan. Itu lebih terarah kepada sejarah.

Perkara yang sudah lama berlalu sebagai rekod. Tetap juga perlu dan ada kegunaan untuk tujuan lain seperti pinjaman bank, percukaian, atau mendapatkan dana pelaburan.

Tak untung tak kena cukai, susah nak buat pinjaman bank dan orang nak melabur pun tak sudi.

Pengemudian Perniagaan Dari Maklumat Akaun Terkini dan Unjuran Keperluan Akan Datang

Pengendalian bola yang mantap.

Malaysia mengatasi Fiji hasil jaringan dari Syafiq.

Secara Berpasukan

Seorang jurulatih pasukan bola sepak akan mengarahkan pemainnya untuk beraksi secara berbeza bila menentang pasukan yang lain.

Rentak permainan mereka bila bertarung dengan geng Soh Chun Aun dan Santokh Singh akan diubah apabila berlawan dengan geng Safiq Ahmad. Rentak dan susunan yang lain perlu diketengahkan.

Dan setiap kemenangan memberikan mata ke arah kejuaraan. Setiap gol yang memberikan mata kemenangan mesti dikejar.

Secara Persendirian

Padang Golf hasil rekaan Gary Player di Sun City, South Afrika

Pemain golf hanya bersaing dengan dirinya. Namun, setiap padang ada cara permainan yang membolehkannya mengumpul mata dengan banyak atau tercorot dibelakang. Lain rumput, lain kolam, dan lain pokok penghadang angin. Dan bunkers juga berbeza.

Berapa mata yang dipungut menandakan keuntungan untuk game hari itu. Mata dikejar dengan mengurangkan pukulan untuk setiap lubang. Dapat “hole in one” mungkin terus dapat hadiah BMW atau Mercedes sebiji.

Penunggang MotoGP dan pemandu kereta F1 perlu menyesuaikan tayar dan cara tunggangan dilitar yang berlainan. Tayar botak waktu kering dan berbunga sewaktu litar basah. Jenis lembut atau keras bergantung kepada permukaan litar.

Penunggang MotoGP nombor 55 dari Malaysia Syahrin Hafiz. Gambar dari Crash.net

Segala kelengkapan dan penambah-baikan perlu diuji. Cara response kenderaan seperti kelajuan, pacuan ketika di selekoh, dan brake system datanya diambil dan diteliti. Diperbetulkan dan diuji lagi sebelum perlumbaan yang sebenar.

Sekali pun tak menang tapi berada dalam kedudukan 10 teratas, tetap dapat mata untuk dijumlahkan bagi kelayakan mendapat juara atau tidak. Sudah pasti yang cekap mengejar dan mengelak kemalangan akan beroleh mata yang banyak.

Dalam sukan yang disebutkan di atas, pengalaman dan hasil pertandingan menjadi rujukan bila berhadapan dengan situasi yang sama di masa hadapan dan ditambah dengan pembaikan.

Hasilnya… dipenghujung musim juara akan terpilih. Mereka ini samada individu atau kumpulan akan mendapat laba (pendapatan) yang banyak.

Puluhan ribu, ratusan ribu... malah juta-juta Ringgit.

Nama terkenal dan musim hadapan akan bertambah pendapatan dari penaja yang sanggup membayar premium kepada sang juara.

Pengumpulan Mata Kemenangan dan Pengemudian Pergerakan

Begitulah juga dengan perniagaan. Setiap keuntungan ibarat mata kemenangan dalam pertandingan. Kemenangan dari setiap permainan perlu dikejar untuk pengumpulan matanya.

Dan kutipan mata akan cepat bertambah apabila perniagaan itu dikemudikan mengikut kehendak semasa.

Bukan ikut kehendak sendiri.

Tetapi memahami rentak permintaan oleh pasaran. Dari pengalamam dan data yang dianalisa sebagai panduan membuat keputusan. Dicampur dengan cita rasa resepi unik sebagai brand kita punya.

Dipenghujung musim (tahun keewangan) semua orang boleh bergembira dan seronok mendapat imbuhan.

Samada bonus, percutian, atau hadiah tertentu yang istimewa. Sebagai tanda penghargaan terhadap usaha mereka mengejar mata kemenangan setiap kali turun bermain.

When people love their job… they are not working. Instead, they are playing the game they love to play. Keep winning. And are well rewarded.